Medewerker Publieksbeleving & Evenementen

Het Antwerp Symphony Orchestra is dé culturele ambassadeur van Vlaanderen, geprezen om zijn inspirerende uitvoeringen en innovatieve projecten. Wij geloven dat klassieke muziek voor iedereen is en streven ernaar om elk concertbezoek om te zetten in een onvergetelijke ervaring. In de historische en prestigieuze Koningin Elisabethzaal bouwen we aan een levendige gemeenschap rondom symfonische muziek.

Daarom zoeken we een gedreven Medewerker Publieksbeleving & Evenementen die een sleutelrol zal spelen in het creëren van memorabele ervaringen voor ons publiek. Deze functie combineert de nauwkeurige planning van onze evenementen met het warm onthaal van groepen en een actieve rol binnen ons marketing- en communicatieteam. Je maakt deel uit van het Marketing & Communicatie-team en rapporteer je aan de Directeur Marketing & Communicatie (of de verantwoordelijke Coördinator binnen het team). Je werkt nauw samen met collega's binnen de B2C- en zakelijke segmenten, en met de artistieke planning, productie en de verantwoordelijken van de Elisabethzaal. Extern ben je een belangrijk aanspreekpunt voor onze front-of-house-partners, groepsverantwoordelijken en andere evenementgerelateerde contacten.

Jouw kerntaken en verantwoordelijkheden

Deze functie is veelzijdig en dynamisch. Je bent essentieel in het leveren van een hoogwaardige evenementervaring voor ons publiek.

1. Evenementenplanning & uitvoering

• Integrale planning en coördinatie van de publieksaspecten van alle publieksevenementen, met de nadruk op meer dan 50 concerten per seizoen. Dit omvat logistiek, timing, en afstemming met alle betrokken partijen.
• Organisatie en opvolging van diverse nevenactiviteiten zoals open repetities en exclusieve evenementen voor onze Vrienden en Sponsoren.
• Verantwoordelijkheid voor het opstellen van heldere en gedetailleerde briefings voor ons intern onthaalpersoneel en externe Front-of-House (FOH) verantwoordelijken. Hierbij zorg je voor een vlekkeloze communicatie van alle relevante informatie.
• Je bent zelf, een aantal keer per seizoen, ter plaatse de FOH-verantwoordelijke. Dit betekent dat je de operationele leiding hebt, problemen oplost, en zorgt voor een gastvrij en veilig verloop van het evenement. Stressbestendigheid en een proactieve houding zijn hierbij essentieel.

2. Groepenwerking & relatiebeheer

• Je bent de spilfiguur voor onze externe groepenwerking. Je zoekt proactief naar verenigingen en andere externe groepen, benadert hen en bewerkt de markt actief om hen te enthousiasmeren voor concertbezoek.
• Efficiënt beheer van het volledige proces voor groepsbezoeken: van de eerste contactname en het boeken van rondleidingen tot het concrete onthaal op de dag zelf.
• Nauwe registratie en gedetailleerde opvolging van verkoopsopportuniteiten in Salesforce. Je zorgt voor een up-to-date klantenbestand en een helder overzicht van alle potentiële boekingen.
• Concreet beheer en nauwgezette opvolging van alle groepsboekingen in ons ticketingsysteem. Je zorgt voor de correcte verwerking en communicatie van tickets.

3. Ticketingondersteuning

• Je springt bij voor de reguliere ticketingactiviteiten tijdens drukke periodes (bv. bij de start van een seizoen of voor belangrijke evenementen). Jouw flexibiliteit en teamspirit zijn cruciaal om de piekbelasting op te vangen.

Jouw profiel en competenties

Wij zoeken een enthousiaste professional die voldoet aan de volgende criteria:

• Ervaring: minimaal 3 jaar relevante ervaring in evenementenplanning, publieksmanagement of hospitality, bij voorkeur binnen de culturele sector, entertainmentindustrie of een vergelijkbare omgeving waar klantbeleving centraal staat.
• Vaardigheden:
  • Uitstekende organisatorische vaardigheden en een scherp oog voor detail. Je bent in staat om complexe projecten te overzien en te coördineren.
  • Sterke communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Engels is een must; Frans is een mooie troef.
  • Een proactieve en oplossingsgerichte instelling. Je anticipeert op problemen en komt met creatieve oplossingen.
  • Stressbestendigheid en het vermogen om in een dynamische omgeving meerdere projecten tegelijk te beheren en deadlines te respecteren.

Ons aanbod

Antwerp Symphony Orchestra biedt een uitdagende en maatschappelijk relevante functie in een dynamische en inspirerende culturele omgeving. Je krijgt de kans om een cruciale rol te spelen in de ontwikkeling van onze publiekswerking en bij te dragen aan de missie van een toonaangevend symfonieorkest.

Wij bieden:

• Een voltijdse functie met een competitief salaris en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Startdatum: begin augustus 2025
• Volop mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling binnen een groeiende organisatie.
• Een collegiale en gepassioneerde werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en creativiteit.
• De unieke ervaring om deel uit te maken van de culturele motor van Antwerpen en Vlaanderen.

Interesse?

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je deel uitmaken van ons team? Stuur dan uiterlijk maandag 23.06.2025 jouw motivatiebrief en curriculum vitae naar lore.eckelmans@antwerpso.be ter attentie van Lore Eckelmans.