Assistent van de intendant / Office manager (voltijds) (m/v)

Het Antwerp Symphony Orchestra is het symfonisch orkest van Vlaanderen, met thuisbasis in de Koningin Elisabethzaal in Antwerpen. Onze missie is om zoveel mogelijk toehoorders te ontroeren en te inspireren met concertervaringen van de hoogste kwaliteit, zowel in Vlaanderen als in het buitenland.

Wij zijn op zoek naar een 

Assistent van de intendant / Office manager (voltijds) (m/v) 

De functie

Deze medewerker ondersteunt de intendant door diverse administratief-secretariëIe taken en is daarnaast verantwoordelijk voor het algemene office management.

De verantwoordelijkheden omvatten onder andere de volgende werkzaamheden: 

  • Het bijhouden van de agenda van de intendant, vastleggen van afspraken en voorbereiden van vergaderingen.
  • Voorbereiden bezoeken en ontvangen van gasten van de intendant.
  • Opstellen van agenda’s en verslagen van bijeenkomsten, directieoverleg, raad van bestuur en andere vergaderingen, en bewaken van de planning van hierin gemaakte afspraken. Verzamelen en verzenden van stukken.
  • Verzorgen van telefoonverkeer, afhandeling correspondentie en communicatie van interne opdrachten namens de intendant. 
  • Boeken en beheren van verplaatsingen van de intendant in binnen- en buitenland.
  • Voorbereiden van presentaties van de intendant.
  • Onderhouden van databestanden met contactgegevens.
  • Opbouwen, beheren en bijwerken van dossiers en archief.
  • Verantwoordelijk voor de algemene interne communicatie en het intranet.
  • Opvolging personeelsactiviteiten: teambuildings, personeelsfeest, ...
  • Zorg dragen voor een representatieve uitstraling van de kantoren.
  • Verantwoordelijk voor onthaalfunctie, postverwerking en permanentieregelingen, alsook voor inkomende en uitgaande correspondentie en telefoonverkeer.
  • Het facilitair beheer en de inkoop kantoorbenodigdheden.

Je profiel en vaardigheden 

Wij zoeken kandidaten met een universitair werk- en denkniveau die ruime ervaring hebben als directiesecretaris, bij voorkeur in een internationale omgeving. Handig zijn met IT-systemen is een vereiste, ervaring met het werken in een Google-omgeving is een pluspunt. Ook heeft de kandidaat ervaring met het (secretarieel) ondersteunen van management teams en beheerst hij/zij minimaal Engels en Frans. Affiniteit hebben met cultuur of klassieke muziek is gewenst. De ideale kandidaat is sociaal vaardig, communicatief, doortastend, zorgvuldig, samenwerkingsgericht, representatief en initiatiefrijk. Daarnaast heeft hij/zij een goed analytisch vermogen en is in staat prioriteiten te stellen. 

Ons aanbod

  • Een contract van onbepaalde duur
  • Een marktconforme verloning, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, OV-vergoeding, jaarlijkse collectieve bonus,...
  • Werken bij een leidende culturele instelling, in een professioneel en dynamisch team
  • Een professionele werkomgeving met korte communicatielijnen
  • Een impactvolle rol bij één van de meest vooraanstaande culturele instellingen van België, in het hart van Antwerpen, naast het Centraal Station

Kandidaturen met motivatiebrief & CV uiterlijk op 20/08/2019 mailen naar: sceuppens [at] secretary-plus.be